Делопроизводство наблюдателя

Материал из Справочника наблюдателя
Перейти к:навигация, поиск

Хотя наблюдение в день голосования и называется краткосрочным наблюдением, оно, тем не менее, нередко сопряжено с последующей длительной перепиской с различными инстанциями в связи с обнаруженными в день голосования нарушениями. Количество параллельно развивающихся «сюжетов» может оказываться достаточно большим, и необходима определенная систематизация материалов, чтобы ни одна из линий не была потеряна и чтобы привлечение коллег для консультаций не требовало особых усилий по сбору/восстановлению всей предыдущий переписки с избирательными комиссиями и органами власти и проч.

Собственные обращения[]

Symbol redirect vote.svg   См. также Оформление обращений

Прежде всего, следует обратить особое внимание на оформление своих собственных писем (жалоб, заявлений). Один из важнейших вопросов — сохранение копий исходящих от вас документов. В отношении собственных обращений (жалоб, заявлений) необходимо обращать внимание на сохранение копии обращения, его датировки и доказательств его вручения (направления) адресату.

Рукописные обращения[]

Как ни странно, обычно меньше всего проблем возникает с сохранением копий тех жалоб и заявлений, которые подаются в день голосования, хотя эти документы готовятся в самых сложных условиях. Тем не менее, все участники наблюдения помнят о том, что нужно непременно отобрать у председателя комиссии отметку о получении на копии документа, поэтому жалобы в день голосования обычно пишутся под копирку, и вторые экземпляры с отметкой, как правило, остаются в архиве наблюдателя.

В тех случаях, когда второй экземпляр изготовить не удалось (например, из-за отсутствия копирки), следует хотя бы сфотографировать жалобу (хотя бы на телефон), а у председателя попробовать получить расписку в получении жалобы на отдельном листе бумаги («Жалобу имярек о том-то, составленную 32 мартобря 2017 года в 0 часов 13 минут получил. Председатель комиссии (дата, время, подпись)»).

Копии жалоб следует сохранять, даже если вам кажется, что они утратили свою актуальность!

«Напечатанные» обращения[]

За пределами дня голосования для подготовки обращений обыкновенно используются компьютер и текстовые редакторы — Microsoft Word, OpenOffice Writer и т. п. В этом случае сохранение копии, казалось бы, не должно представлять проблем, однако на практике нередко случается так, что спустя некоторое время хранящийся в компьютере файл используется при подготовке новой жалобы — и прежняя версия оказывается безвозвратно утраченной (если, конечно, вы не вручали обращение под расписку на втором экземпляре, тогда у вас есть распечатанная копия с отметкой).

Кроме повышенного риска утраты копии обращения, отправка по почте связана и с другим риском: почтовые квитанции малы по размерам и невнятны по содержанию. Если вы сразу не положите ее в надежное место и не снабдите комментарием — что и куда отправлялось — то с большой вероятностью вы не сможете восстановить эти сведения никогда.

Электронные приемные[]

Практически все государственные и муниципальные органы публикуют контактные адреса электронной почты, однако ненулевая вероятность отсева вашего обращения плохо настроенными фильтрами спама делают такие каналы неприемлемыми. Более надежным каналом являются «электронные приемные», которые позволяют отправить обращение непосредственно с сайта. К сожалению, такое обращение не позволяет отправителю получить надлежащие доказательства отправки, однако федеральные и региональные органы власти обладают достаточно стабильно функционирующими механизмами делопроизводства для того чтобы считать такой риск несущественным.

Некоторые электронные приемные отправляют на указанный пользователем адрес электронной почты «квитанцию». Она не имеет юридической силы, но способствует спокойствию отправителя; кроме того, некоторые органы включают в это уведомление регистрационный номер письма, что облегчает, например, последующее взаимодействие с канцелярией ведомства. В некоторых случаях приходит подтверждающее письмо о приеме с текстом отправленного обращения.

Наименование органа Адрес электронной приемной Квитанция Копия обращения Прикрепление файлов
ЦИКЦентральная избирательная комиссия Российской Федерации РФ http://cikrf.ru/reception/porjadok.html нет нет один файл размером не более 5Мб
Прокуратура города Москвы http://www.mosproc.ru/ipriem/iemail.php нет да несколько файлов (суммарный объем не более 5Мб)
ГУ МВДМинистерство внутренних дел города Москвы http://petrovka38.ru/online_priemnaya/ нет нет один файл размером не более 10Мб
Мосгорсуд да

В случае использования электронной приемной для сохранения копии необходимо предпринять специальные усилия. Идеальным решением является снимок экрана: в этом случае у вас сохранятся все информационные поля, включая служебные. Если снимок экрана сделать не получается, скопируйте все заполненные поля в текстовый файл. Важно: и снимок экрана и копирование в текстовый файл следует делать непосредственно перед нажатием кнопки «Отправить» — после того как вы внесете последние штрихи, исправив опечатки и подправив стилистически неудачные обороты.

Госуслуги[]

Входящие документы[]

Как создавать сканы документов[]

Здесь дается инструкция для самого «полевого» случая, когда у вас под рукой нет никаких инструментов, кроме самых обычных офисных программ. При наличии более удобных инструментов вы сможете добиться цели быстрее и качественнее.

Цель — создать единый файл, содержащий все страницы документа, и, при необходимости, сопутствующие документы (конверт, квитанции об отправке, уведомления о вручении):

  • в правильном порядке (от первой страницы к последней, затем приложения, конверты и квитанции)
  • в правильной ориентации (не следует заставлять читателя поворачивать голову набок)

В единый документ включаются только те приложения, которые не представляют самостоятельного интереса. Однако типичной является ситуация, когда приложения (решения комиссий, прежняя переписка) уже находятся в таблице «Документы». В этом случае включать их в файл не надо. Ссылку на порядковые номера строк с приложениями укажите в таблице документов, в графе «Комментарии к документу» (например, «Приложение 1 — см. строку 5»).

1. Сканирование

Если у вас есть сканер — используйте сканер. Если у вас нет сканера — используйте фотоаппарат, но обратите внимание на качество получившегося изображения.

Свой собственный (исходящий) документ вы, конечно, можете не сканировать, если он есть у вас в компьютере, а использовать на следующем этапе «сборки» оригинальный текст. Возможно, имеет смысл отсканировать и добавить к нему почтовую квитанцию, если сроки переписки играют роль в развитии сюжета. (Хотя следует отметить, что сохранение файла в эталонном виде — точь в точь как письмо было отправлено — является хорошей практикой; в этом смысле сохранение отсканированной копии уменьшает риск ошибок, связанных с использованием архивного файла для изготовления новой жалобы.)

2. Сборка

Создайте документ в редакторе (MS Word или OpenOffice Writer). Соберите изображения в нужной последовательности, по возможности не уменьшая и не искажая пропорций (для этого полезно в частности, перед загрузкой изображений установить в редакторе минимальные размеры полей страницы). Здесь же вы можете добавить комментарии, если, например, на фотографии не читается важная для существа вопроса дата на почтовом штемпеле.

Кроме того, вы можете спрятать свои персональные данные на документе, разместив поверх фотографии прямоугольник из стандартных картинок текстового редактора.

3. Преобразование в PDF

Если вы использовали OpenOffice, то сохранение документа в формате PDF не вызовет у вас никаких проблем, это штатная функция программы. При использовании MS Word используйте, например, сайт http://www.fastpdf.com/ (обратите внимание, что он понимает только формат DOC, поэтому в MS Word при сохранении выберите формат Word 1997-2000).

4. Выгрузка в интернет

Получившийся pdf-файл вы загружаете как документ Гугл. Хорошей практикой является сохранение этого описания и всех относящихся к нему документов в одну папку документов Гугл с одинаковыми правами доступа.