О Примерной инструкции по делопроизводству в участковой комиссии и Примерной номенклатуре дел участковой комиссии (выписка из протокола заседания ЦИК России от 20.11.2013 № 204−2−6) : Приложение 1 : 8
(в редакции, действующей по состоянию на 20.11.2013)НПА:Выписка из протокола заседания ЦИК России от 20.11.2013 № 204-2-6:Приложение 1:8
|
Подготовлено с использованием СПС «Гарант» |
|
|
8. Ведение номенклатуры дел и формирование дел 
8.1. Составление и утверждение номенклатуры дел.
Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы участковой комиссии.
Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление некорректных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 (далее — Перечень), порядками хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, утвержденными ЦИК России и избирательной комиссией субъекта Российской Федерации, номенклатурами дел участковой комиссии за предшествующие годы.
Номенклатура дел участковой комиссии составляется секретарем участковой комиссии, согласовывается с территориальной комиссией и утверждается председателем участковой комиссии (приложение № 9).
В случае возникновения новых дел, они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел.
По окончании каждого календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) отдельно постоянного и временного хранения.
Срок хранения документов указывается в номенклатуре дел со ссылкой на соответствующую статью Перечня или на пункт соответствующего Порядка хранения и передачи в архив документов, связанных с подготовкой и проведением конкретных выборов.
Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.
8.2. Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование дел в участковой комиссии.
Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями Инструкции, списываются председателем участковой комиссии в дело.
Исполненные документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.
При включении в дело факсограммы делается ее ксерокопия, которая подшивается в дело. Подлинник факсограммы уничтожается с проставлением на ксерокопии отметки об уничтожении.
В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, председатель либо секретарь участковой комиссии обязан сделать запись на документе об их местонахождении.
Протоколы заседаний участковой комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию участковой комиссии помещаются после соответствующего протокола.
В деле «Переписка» исходящий (ответный) документ помещается после входящего.
Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.
За сохранность документов и дел до передачи их в территориальную комиссию ответственность несет председатель участковой комиссии.
|
|
