О Примерной инструкции по делопроизводству в территориальной (районной, городской и иной) комиссии и избирательной комиссии муниципального образования (постановление ЦИК России от 20.10.2011 № 48/406−6) : Приложение : 1
(в редакции, действующей по состоянию на 20.10.2011)НПА:Постановление ЦИК России от 20.10.2011 № 48/406-6:Приложение:1
|
Подготовлено с использованием СПС «Гарант» |
1. Общие положения 
1.1. Инструкция по делопроизводству в территориальной (районной, городской и иной) комиссии и избирательной комиссии муниципального образования (далее — Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в территориальной (районной, городской и иной) комиссии и избирательной комиссии муниципального образования (далее — территориальная комиссия).
Порядок работы с электронными документами, документами по ведению кадрового делопроизводства определяется отдельными инструкциями, утвержденными соответствующими распоряжениями председателя территориальной комиссии.
Инструкция разработана на основании федеральных законов «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», «Об архивном деле в Российской Федерации», «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», законов субъекта Российской Федерации, Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года № 76, постановлений и иных нормативных актов ЦИК России, избирательной комиссии субъекта Российской Федерации, регламента территориальной комиссии, с использованием ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти», за исключением документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, обращающихся в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.
1.2. Правила оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов территориальной комиссии и государственных гражданских служащих (муниципальных служащих) аппарата территориальной комиссии (далее — гражданские служащие) и лиц, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, а также лиц, привлекаемых по гражданско-правовым договорам.
1.3. Работники, поступившие на государственную гражданскую службу в аппарат территориальной комиссии, должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции.
1.4. Ведение делопроизводства территориальной комиссии осуществляет председатель (секретарь) территориальной комиссии или гражданский служащий аппарата территориальной комиссии в соответствии со своим должностным регламентом.
1.5. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов председатель территориальной комиссии дает указание передать неисполненные документы другому исполнителю.
1.6. Делопроизводство в территориальной комиссии осуществляется с использованием программного изделия «Дело» подсистемы автоматизации административной деятельности Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы», входящей в состав специального программного обеспечения (далее — ПИ «Дело»), либо с использованием других регистрационных форм (карточной или журнальной системы регистрации документов).
Доступ к ПИ «Дело» осуществляется в соответствии с распоряжением председателя территориальной комиссии.
Работа с документами территориальной комиссии основывается на принципе однократной регистрации документа.
1.7. Инструкция и изменения в нее утверждаются постановлением (решением) территориальной комиссии после согласования с избирательной комиссией субъекта Российской Федерации.
1.8. В Инструкции используются следующие понятия:
бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
внутренний документ — документ, подготовленный в территориальной комиссии, не выходящий за ее пределы;
входящий документ — документ, поступивший в территориальную комиссию;
дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку;
делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
докладная записка — внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;
документ — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот территориальной комиссии;
документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;
дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
исходящий документ — документ, отправляемый из территориальной комиссии;
контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в территориальной комиссии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
нормативные документы — совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;
оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
письменное обращение гражданина — направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба;
письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;
подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;
поручение — документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;
регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
регистрационная форма — система регистрации, используемая в территориальной комиссии при регистрации документов (ПИ «Дело», карточки или журнал);
реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа;
срок исполнения документа — срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;
указания по исполнению документа — реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом;
учет документов — фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов;
формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронный образ документа — электронная копия документа, изготовленная на бумажном носителе.
|
|
