Инструкция по делопроизводству в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации (утв. приказом Генерального прокурора Российской Федерации от 29.12.2011 № 450) : 9.1
(в редакции, действующей по состоянию на 27.05.2021)НПА:Приказ Генерального прокурора Российской Федерации от 29.12.2011 № 450:Приложение:9.1
Подготовлено с использованием СПС «Гарант» |
|
|
Приложение. Инструкция по делопроизводству в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации
9. Составление номенклатуры дел. Формирование дел, надзорных и наблюдательных производств
9.1. Составление номенклатуры дел
Пункт 9.1.1 изменен с 11 декабря 2018 г. — Приказ Генеральной прокуратуры России от 11 декабря 2018 г. № 818
См. предыдущую редакцию
9.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 5 лет) хранения, а также для учета дел.
Номенклатура дел составляется на основании Перечня документов органов и организаций прокуратуры Российской Федерации с указанием сроков хранения. В случаях отсутствия в указанном Перечне необходимых видов документов применяется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
В вышестоящей прокуратуре номенклатура дел структурного подразделения на предстоящий период (приложение № 42) составляется до 1 ноября текущего года прокурорским работником с участием работника службы делопроизводства. Номенклатура дел утверждается начальником структурного подразделения только после согласования с подразделениями архива или службы делопроизводства.
Вновь созданное подразделение обязано в течение месяца разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в делопроизводственную службу или архив.
Сводная номенклатура дел прокуратуры или ее организации составляется и после согласования с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в области архивного дела (в муниципальных образованиях — органом местного самоуправления) утверждается руководителем. Сводная номенклатура дел согласовывается не реже одного раза в 5 лет.
Сводная номенклатура дел (в районной прокуратуре — номенклатура дел) печатается на общем бланке органа или организации прокуратуры. В сводной номенклатуре дел (приложение № 43) наименования подразделений являются заголовками разделов. Располагаются разделы в соответствии со штатным расписанием. Исключение составляет первый раздел номенклатуры, который включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Внутри разделов дела могут располагаться в следующем порядке: организационно-распорядительные, плановые, отчетные, относящиеся к выполнению основной деятельности, относящиеся к учетной работе. В конце разделов располагаются регистрационные и учетные делопроизводственные формы.
Номенклатуры дел подразделений составляются в двух экземплярах, сводная номенклатура — в трех экземплярах. В прокуратурах районного звена номенклатура дел составляется в двух экземплярах, подписывается работником, осуществляющим делопроизводство, и утверждается прокурором.
Номенклатура секретных дел составляется отдельно от номенклатуры несекретных дел.
Пункт 9.1.2 изменен с 11 декабря 2018 г. — Приказ Генеральной прокуратуры России от 11 декабря 2018 г. № 818
См. предыдущую редакцию
9.1.2. Номенклатуры дел действуют в течение ряда лет, подлежат пересоставлению и согласовываются заново в случае коренного изменения функций или структуры органа или организации прокуратуры.
Если таких изменений не произошло, номенклатура дел (не позднее декабря текущего года) перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.
9.1.3. В номенклатуру дел включаются все дела и документы прокуратуры, а также справочные картотеки, книги учета и регистрации. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий, надзорные и наблюдательные производства.
Дела по вопросам, решение которых продолжается свыше года (переходящие дела), включаются в номенклатуру каждого года. Переходящие дела не могут составлять более одного тома и иметь постоянный срок хранения.
9.1.4. Каждому делу, включенному в номенклатуру, присваивается индекс. Индексы дел состоят из индекса структурного подразделения (при наличии), порядкового номера дела в пределах структурного подразделения и года заведения дела.
В сводной номенклатуре дел сохраняются одинаковые порядковые номера для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (например, дела с копиями приказов, протоколами оперативных совещаний и др.). Данный порядок устанавливается делопроизводственной службой.
9.1.5. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Заводить дела с неконкретными заголовками типа: «Разная переписка», «По общим вопросам» и т.п. запрещается.
Наименования организаций, ведомств, географические названия и др. должны соответствовать их официальному полному названию.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, книга учета и т.д.) или документов (приказы, протоколы и т.д.);
название организации, которой документ будет адресован или от которой будет получен ответ, либо подразделения, подготовившего документ;
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не конкретизируются, а указывается их общее видовое название.
«Переписка с федеральными органами исполнительной власти по вопросам надзора за исполнением законодательства об охране природы».
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
«Переписка с Верховным Судом Российской Федерации о применении уголовно-процессуального законодательства».
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке указывается их общее видовое название.
«Переписка с главами администраций субъектов Российской Федерации по вопросам надзора за соблюдением законов о местном самоуправлении».
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то ее (его) название указывается в заголовке дела.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, на (за) который составлены планы или отчеты.
Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка.
9.1.6. Графа «Примечание» номенклатуры дел используется по мере необходимости для отметок о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и т.д.
|
|