Инструкция по делопроизводству в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации (утв. приказом Генерального прокурора Российской Федерации от 29.12.2011 № 450) : 9.1

Материал из Справочника наблюдателя
Перейти к:навигация, поиск

(в редакции, действующей по состоянию на 27.05.2021)НПА:Приказ Генерального прокурора Российской Федерации от 29.12.2011 № 450:Приложение:9.1

    

Подготовлено с использованием СПС «Гарант»
9  Составление номенклатуры дел. Формирование дел, надзорных и наблюдательных производств
9.2  Формирование, оформление и оперативное хранение дел, надзорных и наблюдательных производств
#Lbl91

9.1. Составление номенклатуры дел  

#Lbl911

Пункт 9.1.1 изменен с 11 декабря 2018 г. — Приказ Генеральной прокуратуры России от 11 декабря 2018 г. № 818

См. предыдущую редакцию

9.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.  

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 5 лет) хранения, а также для учета дел.  

Номенклатура дел составляется на основании Перечня документов органов и организаций прокуратуры Российской Федерации с указанием сроков хранения. В случаях отсутствия в указанном Перечне необходимых видов документов применяется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.  

В вышестоящей прокуратуре номенклатура дел структурного подразделения на предстоящий период (приложение № 42) составляется до 1 ноября текущего года прокурорским работником с участием работника службы делопроизводства. Номенклатура дел утверждается начальником структурного подразделения только после согласования с подразделениями архива или службы делопроизводства.  

Вновь созданное подразделение обязано в течение месяца разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в делопроизводственную службу или архив.  

Сводная номенклатура дел прокуратуры или ее организации составляется и после согласования с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в области архивного дела (в муниципальных образованиях — органом местного самоуправления) утверждается руководителем. Сводная номенклатура дел согласовывается не реже одного раза в 5 лет.  

Сводная номенклатура дел (в районной прокуратуре — номенклатура дел) печатается на общем бланке органа или организации прокуратуры. В сводной номенклатуре дел (приложение № 43) наименования подразделений являются заголовками разделов. Располагаются разделы в соответствии со штатным расписанием. Исключение составляет первый раздел номенклатуры, который включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию.  

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Внутри разделов дела могут располагаться в следующем порядке: организационно-распорядительные, плановые, отчетные, относящиеся к выполнению основной деятельности, относящиеся к учетной работе. В конце разделов располагаются регистрационные и учетные делопроизводственные формы.  

Номенклатуры дел подразделений составляются в двух экземплярах, сводная номенклатура — в трех экземплярах. В прокуратурах районного звена номенклатура дел составляется в двух экземплярах, подписывается работником, осуществляющим делопроизводство, и утверждается прокурором.  

Номенклатура секретных дел составляется отдельно от номенклатуры несекретных дел.  

#Lbl912

Пункт 9.1.2 изменен с 11 декабря 2018 г. — Приказ Генеральной прокуратуры России от 11 декабря 2018 г. № 818

См. предыдущую редакцию

9.1.2. Номенклатуры дел действуют в течение ряда лет, подлежат пересоставлению и согласовываются заново в случае коренного изменения функций или структуры органа или организации прокуратуры.  

Если таких изменений не произошло, номенклатура дел (не позднее декабря текущего года) перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.  

#Lbl913

9.1.3. В номенклатуру дел включаются все дела и документы прокуратуры, а также справочные картотеки, книги учета и регистрации. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий, надзорные и наблюдательные производства.  

Дела по вопросам, решение которых продолжается свыше года (переходящие дела), включаются в номенклатуру каждого года. Переходящие дела не могут составлять более одного тома и иметь постоянный срок хранения.  

#Lbl914

9.1.4. Каждому делу, включенному в номенклатуру, присваивается индекс. Индексы дел состоят из индекса структурного подразделения (при наличии), порядкового номера дела в пределах структурного подразделения и года заведения дела.  

В сводной номенклатуре дел сохраняются одинаковые порядковые номера для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (например, дела с копиями приказов, протоколами оперативных совещаний и др.). Данный порядок устанавливается делопроизводственной службой.  

#Lbl915

9.1.5. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.  

Заводить дела с неконкретными заголовками типа: «Разная переписка», «По общим вопросам» и т.п. запрещается.  

Наименования организаций, ведомств, географические названия и др. должны соответствовать их официальному полному названию.  

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:  

название вида дела (переписка, книга учета и т.д.) или документов (приказы, протоколы и т.д.);  

название организации, которой документ будет адресован или от которой будет получен ответ, либо подразделения, подготовившего документ;  

краткое содержание документов дела;  

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;  

дата (период), к которой относятся документы дела.  

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.  

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не конкретизируются, а указывается их общее видовое название.  

Например:  

«Переписка с федеральными органами исполнительной власти по вопросам надзора за исполнением законодательства об охране природы».  

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.  

Например:  

«Переписка с Верховным Судом Российской Федерации о применении уголовно-процессуального законодательства».  

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке указывается их общее видовое название.  

Например:  

«Переписка с главами администраций субъектов Российской Федерации по вопросам надзора за соблюдением законов о местном самоуправлении».  

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то ее (его) название указывается в заголовке дела.  

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, на (за) который составлены планы или отчеты.  

Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка.  

#Lbl916

9.1.6. Графа «Примечание» номенклатуры дел используется по мере необходимости для отметок о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и т.д.  

#Lbl917

9.1.7. Если в течение года возникают новые дела, не предусмотренные номенклатурой, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Ведение дел вне номенклатуры запрещается.  

#Lbl918

9.1.8. По окончании года делопроизводственный работник структурного подразделения, районной прокуратуры в конце номенклатуры дел производит итоговую запись о количестве заведенных дел, и эти данные сообщаются в архив.  

9  Составление номенклатуры дел. Формирование дел, надзорных и наблюдательных производств
9.2  Формирование, оформление и оперативное хранение дел, надзорных и наблюдательных производств
Гарант
Комментировать
Метки