Инструкция делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации (утв. приказом Следственного комитета России от 18.07.2012 № 40) : IV : 4.3
(в редакции, действующей по состоянию на 18.07.2012)НПА:Приказ Следственного комитета России от 18.07.2012 № 40:Приложение:IV:4.3
|
Подготовлено с использованием СПС «Гарант» |
|
|
Приложение. Инструкция делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации
IV. Порядок перемещения документов в следственном комитете (документооборот)
4.3. Обработка исходящих и внутренних документов 
4.3.1. Реквизиты исходящих и внутренних документов оформляются в соответствии с положениями раздела 3 Инструкции.
4.3.2. После подписания исходящие и внутренние документы передаются в двух экземплярах на регистрацию в отделы документационного обеспечения, подразделения делопроизводства, работникам делопроизводства.
После регистрации первый экземпляр (подлинник) документа направляется адресату, а второй экземпляр (копия) — исполнителю с регистрационным номером и датой для приобщения в номенклатурное дело.
4.3.3. Регистрационный номер исходящего и внутреннего документа состоит из:
индекса группы:
Иссоп — для внутрикорпоративной переписки;
Отек — для переписки по обращениям граждан и юридических лиц;
Иск — для ведомственной переписки;
Вн — для внутренних документов;
разделителя «- «;
индекса подразделения — создателя документа (отправителя);
разделителя «-»;
порядкового номера по группе;
разделителя « — «;
последних двух цифр года регистрации документа;
разделителя «/»;
пометок ограниченного доступа к документу.
4.3.4. Отправка исходящих документов осуществляется в следующем порядке.
4.3.4.1. Служебные письма, подписанные Председателем Следственного комитета или его первым заместителем, заместителями, организационно-распорядительные документы Следственного комитета, уголовные дела, материалы проверок сообщений о преступлениях, постановления о продлении процессуальных сроков, а также другие документы рассылаются фельдъегерской связью или специальной связью с оформлением реестра.
Копии служебных писем, подписанных Председателем Следственного комитета или его первым заместителем, заместителями, подлежащих массовой рассылке в территориальные следственные органы, содержащие поручения о представлении к указанному сроку оперативной информации о деятельности, могут дополнительно направляться адресатам с использованием информационных систем общего пользования или факсимильной связи.
4.3.4.2. В реквизите «адресат» служебных писем, переданных на отправку, должен содержаться почтовый адрес.
Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, а также корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.
Оформляя документы для передачи в подразделение, осуществляющее отправку корреспонденции, работники отделов документационного обеспечения, работники подразделений делопроизводства, работники делопроизводства обязаны проверить правильность адресования согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, проставить на документе номер переписки, внести в копию исправления, сделанные при подписании подлинника, а также проставить на копии дату подписания, номер переписки и заверить по форме: «Верно, дата, должность, Ф.И.О., личная подпись», проверить наличие приложений и скрепить (свыше 50 л. — прошить) с отсылаемым документом.
Если разница между датой подписания документа и датой передачи исполнителем документа на отправку превышает сутки, а также имеются другие нарушения требований Инструкции, работник отдела документационного обеспечения, работник подразделения делопроизводства, работник делопроизводства возвращает документы исполнителю на доработку, а при необходимости докладывают об этом руководителю подразделения.
4.3.4.3. Документы отправляются в запечатанных конвертах, на которых указываются адресат, его почтовый адрес и индекс. В один конверт допускается помещать несколько документов.
Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов.
4.3.4.4. Заказными письмами и бандеролями с уведомлением и без него направляются документы, требующие письменного подтверждения почтовым отделением факта их рассылки и (или) получения адресатом.
Заказные письма передаются в почтовое отделение по описи, составляемой в двух экземплярах. В описи и на конвертах указываются регистрационные номера документов, дата отправки, ее вид и почтовый адрес.
Экземпляр описи с письменным подтверждением почтового отделения получения заказных писем помещается подразделениями документационного обеспечения в соответствующие номенклатурные дела.
4.3.4.5. Документы массовой рассылки отправляются в соответствии с списком рассылки документа, который составляется исполнителем исходящего документа, подписывается руководителем (заместителем руководителя) подразделения центрального аппарата Следственного комитета и направляется в управление по рассмотрению обращений граждан и документационному обеспечению. В случае необходимости управление по рассмотрению обращений граждан и документационному обеспечению согласовывает список рассылки документа с Главным организационно-инспекторским управлением.
Список рассылки, в котором делается отметка о дате отправки документов, помещается в соответствующее номенклатурное дело.
Тиражирование и рассылку правовых актов, кроме актов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляет управление по рассмотрению обращений граждан и документационному обеспечению в срок до 3 дней после их регистрации и учета.
4.3.5. Если документ направляется с поручением исполнить его к определенному сроку, устанавливается так называемый «внешний контроль»: контрольный срок получения ответа отмечается в верхней части РК на шкале дат путем проставления в верхнем ряду числа, а в нижнем — месяца планируемой даты получения документа; в графе «год» следует указать последние две цифры года.
РК документов с установленным «внешним контролем» при ведении картотек на бумажных носителях следует располагать в возрастающей последовательности сроков ожидаемых ответов, выделив их из общего массива РК до получения ответа.
Оборотная сторона РК для исходящего или внутреннего документов (приложение № 17 к Инструкции) аналогична оборотной стороне РК для входящих документов (приложение № 18 к Инструкции).
На оборотной стороне РК документа указываются фигурирующие в документе фамилии или названия организаций (должностных лиц) со справочными сведениями о них, их ролью в данном документе и принятых по результатам рассмотрения обращения решениях.
4.3.6. Регистрация, учет и движение в подразделениях центрального аппарата Следственного комитета исходящих и внутренних документов, других документов, предназначенных для использования в подразделениях центрального аппарата Следственного комитета, осуществляется управлением и отделами документационного обеспечения, подразделениями делопроизводства, работниками делопроизводства.
В следственных органах, учреждениях и организациях Следственного комитета указанные функции выполняются подразделениями делопроизводства, работниками делопроизводства.
4.3.7. Регистрация исходящих и внутренних документов (присвоение им регистрационных номеров) производится в АИК «Надзор», а при его отсутствии — в регистрационных формах на бумажных носителях, в которые вносятся сведения об основных реквизитах документов:
регистрационный номер документа (присваивается);
пометка о наличии информации ограниченного распространения;
дата подписания (дата регистрации);
состав документа (количество листов основного документа плюс количество листов приложения);
адресат(ы) (куда или кому отправляется документ);
номер связанного документа, например, регистрационный номер входящего документа, на который дается ответ;
кто подписал документ;
вид (способ) отправления;
дата отправления;
вид документа;
краткое содержание документа (о чем документ);
регион обжалуемых действий (свершившихся фактов, событий);
номер контрольного производства, номер материала проверки или уголовного дела;
исполнитель документа (Ф.И.О. или индекс подразделения);
дата исполнения;
Ф.И.О. работника, визирующего документ;
дата визирования документа;
сведения о списании документа (когда, куда).
4.3.8. Тиражирование внутренних документов осуществляется подразделением центрального аппарата Следственного комитета — ответственным исполнителем документа или, по его заказу, управлением. Рассылка адресатам подразделений центрального аппарата Следственного комитета внутренних документов осуществляется подразделением центрального аппарата Следственного комитета — ответственным исполнителем документа. Следственные органы, учреждения и организации Следственного комитета самостоятельно определяют порядок тиражирования внутренних документов.
4.3.9. Завершенные в делопроизводстве внутренние документы помещаются в номенклатурные дела подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений и организаций Следственного комитета.
|
|
