Инструкция делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации (утв. приказом Следственного комитета России от 18.07.2012 № 40) : IX : 9.2

Материал из Справочника наблюдателя
Перейти к:навигация, поиск

(в редакции, действующей по состоянию на 18.07.2012)НПА:Приказ Следственного комитета России от 18.07.2012 № 40:Приложение:IX:9.2

    

Подготовлено с использованием СПС «Гарант»
9.1  Разработка и ведение номенклатуры дел
9.3  Особенности формирования и оформления уголовных дел и материалов проверок сообщений о преступлениях
#Lbl92

9.2. Формирование номенклатурных дел и их текущее хранение  

#Lbl921

9.2.1. Формирование дел — приобщение подразделениями центрального аппарата Следственного комитета и следственными органами, учреждениями и организациями Следственного комитета исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.  

#Lbl922

9.2.2. Завершенные в делопроизводстве документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем в подразделение делопроизводства или работнику, ответственному за ведение делопроизводства, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел.  

#Lbl923

9.2.3. Порядок формирования дел:  

в дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;  

запрещается помещать в одно дело документы с разными сроками хранения, копии, черновики, документы, подлежащие возврату;  

по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки «т. 1», «т. 2» и т.д.;  

документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.  

#Lbl924

9.2.4. Приказы и распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.  

#Lbl925

9.2.5. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации.  

#Lbl926

9.2.6. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.  

#Lbl927

9.2.7. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.  

#Lbl928

9.2.8. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.  

#Lbl929

9.2.9. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.  

#Lbl9210

9.2.10. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.  

#Lbl9211

9.2.11. Номенклатурные дела оформляются (готовятся к хранению) не позднее последнего месяца текущего календарного года.  

#Lbl9212

9.2.12. Оформление дел постоянного и временного сроков хранения (до 10 лет включительно и свыше 10 лет), предусматривает:  

заполнение реквизитов обложки дела (приложение № 45 к Инструкции);  

проставление нумерации листов в деле (карандашом в правом верхнем углу листа);  

составление листа-заверителя и внутренней описи документов дела по установленной форме (приложение № 46 к Инструкции);  

подшивку или переплет дела.  

На обложке дела указываются: наименование подразделения центрального аппарата Следственного комитета, следственного органа, учреждения и организации Следственного комитета, номенклатурный индекс, заголовок и дата дела (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения и архивный шифр дела. На делах постоянного срока хранения помещается надпись «Хранить постоянно». Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, помещается на обложках дел постоянного срока хранения после включения их в годовые разделы сводных описей, утвержденных Экспертно-проверочной комиссией Росархива.  

В листе-заверителе, помещаемом в конце дела, цифрами и прописью указывается количество листов, особенности отдельных документов.  

Лист-заверитель подписывает его составитель, с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи. Количество листов в деле помечается на его обложке в соответствии с итоговой надписью.  

#Lbl9213

9.2.13. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение № 47 к Инструкции).  

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного срока хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.  

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется Инструкцией.  

Внутренняя опись составляется на стандартном листе бумаги формата А4 по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела на которых расположен каждый документ.  

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи. Внутреннюю опись подписывает ее составитель с указанием должности, даты составления и расшифровкой подписи. Заверенная составителем внутренняя опись помещается в начале дела.  

#Lbl9214

9.2.14. Дела, находящиеся на архивном хранении, при необходимости выдаются работникам Следственного комитета по решению соответствующего руководителя с оформлением карточки-заместителя (приложение № 48 к Инструкции). Движение дела учитывается по карточке передачи и хранения дела (приложение № 49 к Инструкции) и книгам учета.  

Документы при необходимости изымаются из дел работниками Следственного комитета по решению соответствующего руководителя с оформлением листа-заместителя (приложение № 50 к Инструкции).  

#Lbl9215

9.2.15. Дела временного срока хранения допускается помещать в скоросшиватели, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.  

9.1  Разработка и ведение номенклатуры дел
9.3  Особенности формирования и оформления уголовных дел и материалов проверок сообщений о преступлениях
Гарант
Комментировать
Метки