Инструкция делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации (утв. приказом Следственного комитета России от 18.07.2012 № 40) : IX : 9.5

Материал из Справочника наблюдателя
Перейти к:навигация, поиск

(в редакции, действующей по состоянию на 18.07.2012)НПА:Приказ Следственного комитета России от 18.07.2012 № 40:Приложение:IX:9.5

    

Подготовлено с использованием СПС «Гарант»
9.4  Формирование и оформление контрольных производств и материалов служебных проверок
X  Особенности работы с электронными документами
#Lbl95

9.5. Экспертиза ценности и отбор документов для хранения или уничтожения  

#Lbl951

9.5.1. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.  

#Lbl952

9.5.2. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов и подготовки к передаче на постоянное хранение, а также для организации отбора документов к уничтожению в следственных органах, учреждениях и организациях Следственного комитета создаются приказами руководителя следственного органа, учреждения и организации, постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В центральном аппарате Следственного комитета помимо экспертных комиссий подразделений создается центральная экспертная комиссия (ЦЭК).  

Деятельность ЭК в следственных органах, учреждениях и организациях Следственного комитета субъектов Российской Федерации и районных следственных органах определяется соответствующими положениями, согласованными с уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела и утвержденными руководителями.  

#Lbl953

9.5.3. Экспертные комиссии назначаются приказами руководителя следственного органа, учреждения и организации под председательством одного из руководящих работников. В состав ЦЭК (не менее пяти человек) и ЭК (не менее трех человек) включаются наиболее квалифицированные и опытные работники следственных органов, учреждений и организаций и делопроизводственные работники, другие специалисты подразделений.  

#Lbl954

9.5.4. Экспертные комиссии в своей работе руководствуются законодательством Российской Федерации, Федеральными законами «О Следственном комитете Российской Федерации» и «Об архивном деле в Российской Федерации», другими нормативными правовыми актами, а также приказами, указаниями и распоряжениями руководителей следственных органов, учреждений и организаций; методическими рекомендациями Федерального архивного агентства (в части, не противоречащей Федеральному закону «О Следственном комитете Российской Федерации»), положениями о данных комиссиях, Перечнем документов Следственного комитета Российской Федерации с указанием сроков хранения и настоящей Инструкцией.  

#Lbl955

9.5.5. Центральная экспертная комиссия:  

рассматривает проекты ведомственного перечня документов, примерных номенклатур дел, нормативно-методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и их подготовки к архивному хранению и дает на них заключения;  

рассматривает предложения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, и об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями. Материалы по этим вопросам представляются на рассмотрение ЦЭК Следственного комитета, которая принимает по ним решения и направляет предложения на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве;  

дает рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов;  

участвует в проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников;  

осуществляет методическое руководство и контроль за работой экспертных комиссий подразделений и подчиненных следственных органов, учреждений и организаций;  

принимает участие в проведении экспертизы ценности документов;  

рассматривает сводную номенклатуру дел Следственного комитета, сводные описи дел на документы постоянного срока хранения, описи документов по личному составу и принимает решения об их согласовании;  

рассматривает акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;  

рассматривает акты об утрате или неисправимом повреждении документов и принимает решения об их согласовании.  

Центральная экспертная комиссия Следственного комитета принимает решения о согласовании проекта ведомственного перечня документов, а в случае необходимости и других документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, представляет их на рассмотрение Федерального архивного агентства.  

#Lbl956

9.5.6. Экспертные комиссии:  

принимают участие в проведении экспертизы ценности документов;  

организуют ежегодный отбор документов для дальнейшего хранения или уничтожения;  

осуществляют методическое руководство разработкой номенклатур дел и рассматривают проекты номенклатур дел, дают им экспертную оценку и вносят их на рассмотрение ЦЭК, а при необходимости — на рассмотрение ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела;  

рассматривают годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу;  

рассматривают акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;  

участвуют в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел и других нормативно-методических документов по делопроизводству, дают заключения на них;  

рассматривают акты об утрате или неисправимом повреждении документов;  

участвуют в проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников.  

#Lbl957

9.5.7. ЦЭК и ЭК при необходимости могут приглашать на заседания работников следственных органов, учреждений и организаций, представителей уполномоченных органов исполнительной власти в области архивного дела, а также других организаций.  

#Lbl958

9.5.8. По окончании года на дела, подлежащие сдаче на хранение в архив Следственного комитета, составляются описи в двух экземплярах (приложение № 51). Опись представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о делах.  

Дела, отобранные на постоянное хранение, оформляются и описываются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и Основных правил работы ведомственных архивов.  

При составлении описи дел по номенклатуре используется систематизация дел в самой номенклатуре.  

При составлении описей дел постоянного хранения уточняются заголовки дел или томов. Заголовки должны быть конкретными и полностью раскрывать содержание документов дела, то есть должны быть указаны виды документов, названия организаций, темы или основные вопросы документов и т.п. Личные дела работников Следственного комитета и государственных гражданских служащих включаются в опись в алфавитном порядке фамилий.  

#Lbl959

9.5.9. Сводные или отдельные описи дел постоянного хранения, составленные в архиве Следственного комитета для передачи в Государственный архив Российской Федерации, подлежат направлению на утверждение ЭПК Государственного архива Российской Федерации не позднее чем через шесть лет после завершения дел в делопроизводстве (не позднее чем через три года — для следственных органов субъектов Российской Федерации и районных следственных органов — в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела).  

#Lbl9510

9.5.10. Документы по личному составу включаются в отдельные сводные описи, которые составляются в двух экземплярах и представляются на согласование в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, федеральный государственный архив. По истечении срока ведомственного хранения проводится экспертиза ценности дел с отметкой ЭПК.  

Документы по личному составу постоянного хранения могут включаться в описи дел постоянного хранения общего делопроизводства только по согласованию с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, федеральным государственным архивом.  

#Lbl9511

9.5.11. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после утверждения составленных в соответствии с установленными правилами сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Затем отобранные к уничтожению и включенные в акты документы подлежат уничтожению.  

Акт о выделении документов к уничтожению печатается на общем бланке следственного органа, учреждения или организации. Номера актам уничтожения присваиваются в пределах каждого года, начиная с номера 1.  

#Lbl9512

9.5.12. Утвержденные к уничтожению документы уничтожаются в присутствии работника Следственного комитета либо передаются в измельченном виде, исключающем прочтение текста, организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Об этом делается соответствующая запись в конце акта о выделении к уничтожению документов и дел. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещается.  

Уничтожение документов организуется работниками тех подразделений, которые проводили их отбор.  

#Lbl9513

9.5.13. Дела сдаются в архив после завершения их в делопроизводстве с внутренней описью по описям дел (приложение № 52 к Инструкции).  

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:  

каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;  

графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;  

одинаковые заголовки дел, последовательно расположенных в описи, не повторяются, остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);  

графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.  

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (номеров с буквенными индексами и пропущенных номеров).  

Опись дел подразделения центрального аппарата Следственного комитета подписывается ее составителем, согласовывается с руководителем управления и утверждается руководителем соответствующего подразделения центрального аппарата Следственного комитета.  

В следственных органах, учреждениях и организациях Следственного комитета описи дел подразделений подписываются их составителем и утверждаются руководителем.  

9.4  Формирование и оформление контрольных производств и материалов служебных проверок
X  Особенности работы с электронными документами
Гарант
Комментировать
Метки