О Примерной инструкции по делопроизводству в территориальной (районной, городской и иной) комиссии и избирательной комиссии муниципального образования (постановление ЦИК России от 20.10.2011 № 48/406−6) : Приложение : 3
(в редакции, действующей по состоянию на 20.10.2011)НПА:Постановление ЦИК России от 20.10.2011 № 48/406-6:Приложение:3
|
Подготовлено с использованием СПС «Гарант» |
|
|
3. Основные требования к подготовке и оформлению документов 
3.1. Документы оформляются на бланках установленной формы, изготовленных типографским или компьютерным способом (приложение № 5).
В территориальной комиссии могут быть установлены следующие виды бланков:
бланк протокола заседания территориальной комиссии;
бланк решения территориальной комиссии;
бланк распоряжения председателя территориальной комиссии;
общий бланк территориальной комиссии (для подготовки любого вида документа, кроме письма);
бланк письма территориальной комиссии.
3.2. На бланках документов может помещаться герб субъекта Российской Федерации или эмблема избирательной комиссии субъекта Российской Федерации, если это предусмотрено соответствующим нормативным актом субъекта Российской Федерации.
На бланках документов избирательной комиссии муниципального образования может помещаться герб (официальный символ) муниципального образования, если это предусмотрено уставом муниципального образования или нормативным правовым актом представительного органа муниципального образования.
3.3. В случае помещения на бланках документов герба субъекта Российской Федерации, они должны быть изготовлены типографским способом и иметь нумерацию на обороте.
Контроль за правильным использованием бланков и их соответствием установленным образцам осуществляется председателем (секретарем) территориальной комиссии.
Уничтожение испорченных бланков осуществляется с составлением акта.
3.4. Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение № 6).
3.5. При подготовке и оформлении документов члены территориальной комиссии и гражданские служащие аппарата территориальной комиссии, лица, замещающие должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, а также лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны соблюдать правила оформления реквизитов документов, изложенные ниже.
3.5.1. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта — дата события.
Датой документа, изданного совместно двумя и более организациями, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами, например:
#Lbl10170117.01.2011
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:
17 января 2011 г.
3.5.2. Регистрационный номер документа.
Например, для входящих документов — это порядковый номер, для исходящих документов — индекс дела по номенклатуре и, через косую черту, порядковый номер документа.
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями — авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
3.5.3. Ссылка на исходящий номер и дату документа.
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
3.5.4. Адресат.
Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу.
Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:
Правительство Ставропольского края
Правовое управление
Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией, например:
Правительство
Мурманской области
Заведующему отделом
А.В. Александрову
Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:
Заместителю директора Всероссийского
научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела
В.С. Зимину
Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Центральная избирательная комиссия
Российской Федерации
Б. Черкасский пер., д. 9, Москва, 109012
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221 «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи».
Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:
Председателям участковых комиссий
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение № 7), который подписывается председателем территориальной комиссии.
При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Агеевой А.И.
ул. Космонавтов, д. 42, г. Полысаево,
Кемеровская область, 652560
3.5.5. Гриф утверждения документа.
Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек и прописными буквами и на следующей строке — наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Горно-Алтайской
городской территориальной комиссии
личная подпись инициалы, фамилия
Дата
При утверждении документа постановлением, протоколом, решением, распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек и прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕН
постановлением Якутской
территориальной комиссии
от 15 февраля 2011 г. № 28/35-5
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.
3.5.6. Указания по исполнению документа (резолюция).
Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки председателем территориальной комиссии на подлиннике документа на свободном от текста месте или оформлены на отдельном листе формата А6 (105x147), приложенном к документу. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы исполнителей, при необходимости — содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
Сизову А.Ю.
Григорьеву В.С.
Прошу рассмотреть и дать ответ
к 15.02.2011
Личная подпись
Дата
3.5.7. Заголовок к тексту документа (наименование документа).
Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:
«о чем (о ком)?», например:
Распоряжение
О создании Экспертной комиссии
«чего (кого)?», например:
Должностной регламент ведущего специалиста
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
Документы, оформленные на бланках формата А5, указания по исполнению документа, телеграммы не озаглавливаются.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма — от границы левого поля.
3.5.8. Текст документа.
Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы или соединения этих структур.
Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение — распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление — просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, ЦИК России, избирательной комиссией субъекта Российской Федерации, ранее изданных территориальной комиссией, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.
Тексты документов большого объема могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например:
1. Раздел
1.1. Подраздел
1.1.1. Пункт
Абзацы внутри пунктов не нумеруются.
В письмах используют следующие формы изложения:
от 1-го лица множественного числа («Просим направить информацию...», «Направляем на заключение проект...» и др.);
от 3-го лица единственного числа («территориальная комиссия не считает возможным...», «территориальная комиссия предлагает рассмотреть возможность...»).
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. 3.5.9. Отметка о наличии приложений.
Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:
Приложение: на 15 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
|
Приложение: |
1. |
Положение об экспертной комиссии на 15 л. в 1 экз. |
|
|
2. |
Примерная номенклатура дел на 14 л. в 1 экз. |
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на 20 л. в 3 экз. только в первый адрес.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
|
Приложение: |
письмо Петропавловск-Камчатской городской территориальной комиссии от 15.11.2010 № 01-21/450 и приложение к нему, всего на 12 л. |
В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:
«Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении № 1».
Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится, например:
Приложение
к постановлению Горно-Алтайской городской
территориальной комиссии
от 11 января 2011 г. № 11/25-5
Приложение
к распоряжению Председателя Якутской
территориальной комиссии
от 15 марта 2010 г. № 27-р
При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение № 1, приложение № 2 и так далее.
Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником
3.5.10. Подпись должностного лица.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Если документ оформляется на бланке территориальной комиссии, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:
|
Председатель |
личная подпись |
инициалы, фамилия |
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или иное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:
|
Заместитель председателя Петропавловск-Камчатской городской территориальной комиссии |
личная подпись инициалы, фамилия |
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Председатель личная подпись инициалы, фамилия
Главный бухгалтер личная подпись инициалы, фамилия
При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:
Начальник правового отдела Начальник
организационно-методического отдела
личная подпись инициалы, фамилия личная подпись инициалы, фамилия
В документе, подготовленном комиссией, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:
Председатель комиссии личная подпись инициалы, фамилия
Члены комиссии личная подпись инициалы, фамилия
личная подпись инициалы, фамилия
Если документ составлен как прилагаемая к основному документу справка или информация, то он оформляется в соответствии с пунктом 3.3.9#, а вместо подписи под текстом документа, как правило, указывается название соответствующего отдела аппарата территориальной комиссии, в котором подготовлена справка или информация.
3.5.11. Гриф согласования.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек и прописными буквами, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Руководитель аппарата
Байкитской территориальной
комиссии Красноярского края
личная подпись инициалы,
фамилия
Дата
Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то согласование оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
протокол заседания
аттестационной комиссии
Железнодорожной районной
территориальной комиссии
города Барнаула
от 05 февраля 2011 г. № 16
или:
СОГЛАСОВАНО
письмо Росархива
от 05 марта 2011 г. № 4-15/46
Гриф согласования располагается под реквизитом «Подпись» в левом нижнем поле документа.
3.5.12. Виза.
Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости может быть указана должность визирующего, например:
Начальник правового отдела
личная подпись инициалы, фамилия
Дата
При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник правового отдела
личная подпись инициалы, фамилия
Дата
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Допускается полистное визирование документов и приложений к ним.
Если подлинник документа остается в территориальной комиссии, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из территориальной комиссии, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.
3.5.13. Оттиск печати.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.
3.5.14. Отметка о заверении копии.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется отметка о заверении копии — заверительная надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:
Верно
Председатель территориальной комиссии
личная подпись инициалы, фамилия
Дата
При необходимости при заверении копии документа может быть проставлено время заверения (например, при заверении копий протоколов об итогах голосования, результатах выборов).
Отметка о заверении копии может быть дополнена указанием количества листов копии. Допускается заверять отметкой о заверении копии каждый лист копии документа.
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью.
3.5.15. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона с кодом региона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:
В.Л. Зубарев
(499) 356-85-31
3.5.16. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись председателя территориальной комиссии.
3.5.17. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул).
Идентификатор (имя файла на машиночитаемом носителе) электронной копии документа (колонтитул) может проставляться в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта 8 пунктов, например:
К0305298
|
|
