О Примерной инструкции по делопроизводству в территориальной (районной, городской и иной) комиссии и избирательной комиссии муниципального образования (постановление ЦИК России от 20.10.2011 № 48/406−6) : Приложение : 4
(в редакции, действующей по состоянию на 20.10.2011)НПА:Постановление ЦИК России от 20.10.2011 № 48/406-6:Приложение:4
|
Подготовлено с использованием СПС «Гарант» |
|
|
4. Организация работы с исходящими (отправляемыми) документами 
4.1. Исходящие документы печатаются на бланках установленной формы и оформляются в соответствии с положениями Инструкции.
4.2. Отправка документов из территориальной комиссии осуществляется фельдъегерской или специальной связью, почтой, по телеграфу, каналам связи ГАС «Выборы» средствами электронной почты ПИ «Дело», каналам факсимильной связи, сети Интернет или нарочным.
4.3. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации или гражданина.
4.4. Исходящие письма направляются за подписью председателя территориальной комиссии, в его отсутствие — за подписью заместителя председателя или иного члена территориальной комиссии, исполняющего обязанности председателя, на бланке письма.
4.5. Подписанные письма и телеграммы регистрируются в ПИ «Дело» или других регистрационных формах.
Если отправляемый документ является ответом на входящий документ, необходимо приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.
4.6. С использованием ПИ «Дело» или других регистрационных форм документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле. Нумерация исходящих документов осуществляется в пределах календарного года.
При регистрации исходящего документа в регистрационной форме обязательно указываются следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, исполнитель документа, его соисполнители, а также кем он подписан.
4.7. Отправка исходящих документов в Центральную избирательную комиссию Российской Федерации, избирательную комиссию субъекта Российской Федерации по каналам связи ГАС «Выборы» средствами электронной почты ПИ «Дело» осуществляется председателем (секретарем) территориальной комиссии или ответственным за ведение делопроизводства.
Документы по вопросам формирования территориальных комиссий и осуществления их финансирования, награждения и поощрения членов и работников аппаратов территориальных комиссий, сведения о численности избирателей, участников референдума в обязательном порядке направляются фельдъегерской или специальной связью, почтой или нарочным.
Иные документы могут быть отправлены фельдъегерской или специальной связью или почтой по указанию председателя территориальной комиссии.
4.8. Для передачи исходящего документа по каналам связи ГАС «Выборы» средствами электронной почты ПИ «Дело» или электронной почтой сети Интернет отправляемый документ оформляется в соответствии с требованиями Инструкции.
В случае регистрации документа в ПИ «Дело» текст документа в формате MS Word® или MS Excel® или электронный образ документа в формате pdf (при наличии сканирующего устройства) присоединяется к регистрационной карточке и осуществляется его отправка.
4.9. При отправке телеграммы более чем в четыре адреса оформляется подлинник, копия и два экземпляра подписанного списка рассылки с указанием полных почтовых (включая почтовый индекс) адресов. На телеграф передаются подлинник с одним экземпляром списка рассылки и копия телеграммы, которая с отметкой о передаче телеграммы возвращается в территориальную комиссию и вместе со вторым экземпляром списка рассылки подшивается в дело.
4.10. При отправке письма более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение № 7), который подписывается председателем, в его отсутствие — заместителем председателя или иным членом территориальной комиссии, исполняющим обязанности председателя территориальной комиссии. После регистрации письмо тиражируется в необходимом количестве и отправляется.
Если письмо или телеграмма направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.
4.11. Отправка документов производится ежедневно в часы работы территориальной комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.
Порядок отправки исходящих документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний устанавливается председателем территориальной комиссии либо определяется решением территориальной комиссии.
4.12. Документы с отметкой о срочности доставки «Весьма срочно» и «Срочно» оформляются незамедлительно, отправляются по каналам связи ГАС «Выборы» средствами электронной почты ПИ «Дело», каналам факсимильной связи, сети Интернет, нарочным или передаются в отдел фельдъегерской или специальной связи для доставки.
4.13. Документы без отметок оформляются по мере поступления и отправляются по каналам связи ГАС «Выборы» средствами электронной почты ПИ «Дело» или передаются в отдел доставки фельдъегерской или специальной связи, где отправка осуществляется в соответствии с графиком выполнения маршрутов в оптимальные сроки.
4.14. Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются через почтовое отделение связи заказными письмами.
4.15. Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в порядке, установленном для исходящих документов.
4.16. Исходящие документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Корреспонденция неслужебного характера, в том числе личная корреспонденция, к отправке не принимается.
4.17. Копии исходящих документов помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел территориальной комиссии.
|
|
