Инструкция делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации (утв. приказом Следственного комитета России от 18.07.2012 № 40) : X
(в редакции, действующей по состоянию на 18.07.2012)НПА:Приказ Следственного комитета России от 18.07.2012 № 40:Приложение:X
|
Подготовлено с использованием СПС «Гарант» |
|
X. Особенности работы с электронными документами 
10.1. Прием электронных документов из органов государственной власти и иных государственных органов и организаций и отправка электронных документов осуществляются управлением.
10.2. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Следственного комитета.
Система электронного документооборота Следственного комитета должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
В Следственном комитете создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
Документы, создаваемые в Следственном комитете и поступающие в Следственный комитет на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов.
Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнении электронного образа документа с подлинником документа), подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника управления, выполняющего данную процедуру.
10.3. Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота Следственного комитета, в порядке, установленном Инструкцией.
При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота Следственного комитета реквизиты, содержащиеся в соответствующем файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.
Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется Председателем Следственного комитета на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается Председателем Следственного комитета по согласованию с Федеральным архивным агентством.
10.4. Оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
10.5. Для подтверждения подлинности электронных документов в Следственном комитете используются электронные подписи.
Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
При передаче электронных документов в органы государственной власти и иные государственные органы и организации документы заверяются электронной подписью Следственного комитета — автора документа в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
При получении электронных документов от органов государственной власти и иных государственных органов или организаций управление осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
10.6. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение Председателю Следственного комитета и его первому заместителю, заместителям, направлении электронных документов в подразделения центрального аппарата Следственного комитета, следственные органы, учреждения и организации Следственного комитета и ответственным исполнителям, при отправке электронных документов вместе с ними передаются (хранятся) их регистрационные данные.
10.7. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте Следственного комитета могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Следственном комитете, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
10.8. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Следственного комитета. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
10.9. Отправка электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица Следственного комитета, осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» и Инструкцией о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в системе Следственного комитета Российской Федерации.
В случае ответа на обращение гражданина в форме электронного документа производится сканирование с первого экземпляра документа подготовленного в письменном виде в формате PDF.
Ответ гражданину направляется в форме электронного документа в формате PDF, а на втором (визовом) экземпляре делается отметка «ответ направлен гражданину (Ф.И.О.) в форме электронного документа (дата отправки)».
В деле сохраняются первый и визовой экземпляры документа.
10.10. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Следственного комитета. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например:
«Переписка об административно-хозяйственном обслуживании.
Электронные документы»
10.11. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.
10.12. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Следственном комитете программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти в области архивного дела.
10.13. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.
10.14. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов (дел), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого Председателем Следственного комитета, указанные электронные документы (дела) подлежат уничтожению.
10.15. Поступившие из подразделений центрального аппарата Следственного комитета в архив Следственного комитета электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на хранение в архив.
10.16. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота Следственного комитета используются следующие реквизиты:
адресант;
адресат;
должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
наименование вида документа;
дата документа;
номер документа;
дата поступления документа;
входящий номер документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа;
заголовок текста документа;
индекс дела;
сведения о переадресации документа;
количество листов основного документа;
количество приложений;
общее количество листов приложений;
указания по исполнению документа;
должность, фамилия и инициалы исполнителя;
отметка о конфиденциальности.
Управление по рассмотрению
обращений граждан и документационному
обеспечению Следственного комитета
Российской Федерации
Согласовано
|
Руководитель Федерального |
А.Н. Артизов |
24 апреля 2012 г.
______________________________
#Lbl991* В соответствии с приказом Председателя Следственного комитета Российской Федерации от 15 января 2011 г. № 8 «О гербовых бланках документов Следственного комитета Российской Федерации»
#Lbl992** Пункт (сокращенно — пт, п) — принятая в издательском деле единица измерения, равная 1/72 дюйма (0,376 мм). Эта единица измерения используется в текстовом редакторе Word для обозначения размеров шрифтов и интервалов.
|
